La note de frais sur papier peut être un moyen de faire un suivi réel, mais elle a ses limites et risque d’amener des erreurs parce qu’elle est réalisée manuellement. Aujourd’hui avec l’avènement de la technologie et le développement des entreprises, ce système est devenu précaire. Voilà pourquoi, il a fallu créer des applications pour la gestion des notes de frais. Elles facilitent considérablement le travail et permettent de laisser place au développement grâce à une économie de temps et d’énergie.
Les avantages de l’utilisation d’une application note de frais
Le budget pour la note de frais occupe une part qui n’est pas négligeable dans une entreprise. Il se situe en général entre 7 et 9 %. Avec la gestion manuelle, il y a des limites considérables qui constituent souvent des obstacles au développement. À part la question du budget, la gestion de la note de frais nécessite beaucoup de temps. L’utilisation d’une application de note de frais peut alors remédier à ces deux problèmes : elle joue le rôle de simplificateur dans la gestion. Elle optimise l’organisation et contribue à mieux cerner les données utiles pour l’expansion d’une entreprise, grâce à son efficacité.
En effet, ce type d’application est toujours accompagné d’outils qui aident dans la gestion, mais elle va bien au-delà. Vous avez la possibilité :
- De faire un suivi et contrôle efficace des dépenses
- À partir des données recueillies, de concevoir des solutions pour réduire les dépenses et faire des économies sur certains postes
- De s’occuper d’autres domaines bien plus importants de votre entreprise
- D’avoir un système automatisé qui permet de remplir assez vite, tout en réduisant largement les marges d’erreur
- D’anticiper pour s’occuper de la validation d’une note
- Contrairement au papier qui est très contraignant et fragile, avec le système numérique, vous avez une meilleure sécurisation et un moyen plus efficace pour l’archivage, sans avoir à gérer l’accumulation des notes
- Les contrôles sont plus efficaces, car les démarches à suivre sont plus simples
- L’application de note de frais simplifie le travail au niveau de la comptabilité
L’application note de frais est un élément majeur dans le développement d’une entreprise. Lorsqu’elle est encore de petite ou de taille moyenne, les difficultés ne se ressentent pas encore. Mais au fur et à mesure qu’elle grandit, l’effectif augmente et la gestion devient de plus en plus difficile par la suite.
Avec l’application, vous avez aussi la possibilité de gérer les notes de frais où que vous soyez sans qu’il n’y ait besoin de toujours rejoindre le bureau pour pouvoir le faire. Aujourd’hui, les développeurs rivalisent d’imagination en proposant des applications dotées d’outils indispensables avec des fonctionnalités intéressantes. Mais chaque entreprise a ses spécificités surtout en ce qui concerne ses besoins en gestion de frais de note. Le choix doit se faire ainsi en fonction de vos besoins.
Choisir l’application de frais de note adaptée à votre entreprise
Pour pouvoir bénéficier de tous les avantages qui ont été cités plus haut, il faut déjà faire le meilleur choix. Toutes les applications efficaces ne peuvent pas couvrir tous les types de besoins, car chaque entreprise possède son propre mode de fonctionnement. Pour faire le bon choix, il faut déjà :
- Connaître de manière détaillée les besoins de votre entreprise pour déterminer les fonctionnalités qu’il vous faut avoir dans votre application. Cela vous permettra également de connaître à l’avance les tâches à éliminer et de rediriger le salarié vers d’autres domaines plus importants
- Sur une période définie, il faut d’abord faire un essai pour pouvoir savoir si l’application répond à vos attentes, car entre théorie et pratique, il y a toujours une différence considérable. Il ne faut donc pas se fier aux tonnes de messages publicitaires qui vous sont adressés par les concepteurs. L’essai est le seul moyen d’avoir les résultats.
Les meilleures applications sont également celles qui sont optimisées et mises à jour régulièrement pour évoluer avec votre entreprise, comme celle proposée par N2F.
N2F : une application de note de frais efficiente
N2F est une application qui a été spécialement conçue pour la gestion de note de frais pour les professionnels. En plus, elle est mobile, vous permettant de gérer, où que vous soyez, les notes de frais.
Les spécificités de l’application N2F
Elle est dotée d’un système de pré-saisie pour faciliter votre travail. Pour vous aider dans la sauvegarde des frais kilométriques, des frais professionnels et des remboursements de restaurant, elle est dotée d’un système qui simplifie la saisie. Elle comporte un OCR qui a pour fonction de scanner les tickets. Elle comporte notamment un grand avantage en étant compatible avec votre système de gestion comptable.
Ses fonctionnalités lui permettent de faire à l’avance des réglages comme la mise en place d’un système de validation, de fixer des plafonds sur les dépenses, d’exporter des données. L’application N2F est disponible en deux versions : SAAS et mobile pour vous accompagner dans vos déplacements. Pour la manipulation, elle utilise un dispositif d’analyse simple qui fonctionne en 3 temps : vous prenez la photo du justificatif, l’application scanne ensuite les données et remplit automatiquement les champs.
Des fonctionnalités intelligentes
L’application de note de frais N2F dispose de plusieurs fonctionnalités qui simplifient votre travail surtout lorsque vous n’êtes pas sur place, mais en voyage. Pour les notes qui sont exprimées en devises, la conversion se fait automatiquement, en utilisant une note de change de référence. L’application a la possibilité de faire la conversion sur 170 devises. La note de frais peut être réalisée en plusieurs langues (Elle met à disposition 11 langues).
Un meilleur suivi des notes de frais
L’application N2F offre la possibilité de faire un suivi efficace du traitement de la note. Elle comporte des codes couleur qui déterminent chaque étape. Vous pouvez ainsi prendre connaissance facilement de l’état d’avancement pour que vous puissiez vous préparer à effectuer les tâches suivantes comme le contrôle ou le remboursement que vous devez faire, les justifications que vous devez voir.
